Solusi untuk 6 tantangan seorang DPO

Pada Bagian Pertama, kami telah membahas terkait 5 tantangan kerja bagi DPO dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Dan pada artikel berikut ini, kami akan membahas 6 tantangan lainnya yang bisa ditemui oleh DPO. Apa saja tantangannya? dan bagaimana solusi yang dapat kami berikan? SImak bahasannya pada artikel ini.

Baca Juga: Solusi untuk 5 Tantangan Kerja Selanjutnya bagi Seorang DPO di Indonesia

6. Tantangan di dalam melaksanakan penyusunan Data Protection by Design and by Default

Data Protection by Design and by Default adalah sebuah  sistem pelindungan Data Pribadi yang mencakup seluruh kebijakan yang menyangkut tentang pelindungan Data Pribadi di dalam perusahaan. Melaksanakan Data Protection by Default and by Design memiliki tantangan yang sangat beragam, seperti tantangan di dalam membuat visi dan misi pelindungan Data Pribadi di dalam perusahaan, kemudian tantangan selanjutnya adalah membentuk tim pelindungan Data Pribadi yang membutuhkan kemampuan di dalam menganalisis kemampuan masing-masing anggota tim Pelindungan Data Pribadi yang tentunya bukan merupakan tugas yang mudah untuk dilakukan. Hal berikutnya yang menjadi tantangan dalam penyusunan Data Protection by Design and by Default adalah menganalisis gap analysis di dalam perusahaan yang berfungsi untuk menambah dan melengkapi prosedur pelindungan Data Pribadi yang telah ada dengan prosedur-prosedur baru mengenai pelindungan Data Pribadi yang telah disesuaikan dengan UU PDP. 

Penyusunan Data Protection by Design and by Default juga memiliki tantangan di dalam mensinkronisasi pelindungan organisasional dengan pelindungan teknis di dalam perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar tercipta sistem keamanan yang menyeluruh dan sesuai dengan mandat UU PDP. untuk menjawab tantangan-tantangan di atas, memberikan beberapa materi dan fitur di dalam pelatihan kami, antara lain:

• Materi Pendalaman UU PDP yang memberikan pengetahuan mengenai dasar pembuatan Data Protection by Design and by Default.
• Materi 30++ contoh dokumen yang memberikan beberapa sample dokumen dan formulir yang dibutuhkan di dalam penyusunan Data Protection by Design and by Default. Materi ini juga memberikan langkah-langkah di dalam penyusunan setiap formulir dan dokumen tersebut.
• Materi 19 Modul SKKNI Nomor 103 Tahun 2023 yang memberikan pengetahuan yang menyeluruh mengenai sistematika manajemen di dalam pembuatan kerangka kerja dan tata kelola pelindungan Data Pribadi yang merupakan dasar penyusunan Data Protection by Design and by Default.
• Fitur Pendampingan yang memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan yang muncul setelah calon DPO atau PPDP mulai mengimplementasikan pengetahuan dan materi-materi yang diberikan pada saat pelatihan di dalam penyusunan Data Protection by Design and by Default.
• Fitur Worksheet yang memberikan kemudahan bagi calon DPO atau PPDP di dalam berpikir secara taktis dan sistematis dalam penyusunan pelindungan Data pribadi di dalam perusahaan yang berbasis pada 19 Unit kompetensi yang berasal dari SKKNI Nomor 103 Tahun 2023.

7. Tantangan dalam melaksanakan penganalisisan Data Pribadi

Tantangan di dalam melaksanakan penganalisisan Data Pribadi menjadi salah satu tantangan penting yang harus dapat di dijawab oleh DPO atau PPDP. DPO atau PPDP harus dapat memberikan masukan kepada perusahaan tentang bagaimana metode penganalisisan yang sesuai dengan prinsip pemrosesan Data Pribadi dan ketentuan lain yang berlaku dalam UU PDP. Apabila DPO atau PPDP tidak mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang komprehensif di dalam memberikan masukan mengenai penganalisisan Data Pribadi yang benar maka dapat dipastikan hal ini dapat membahayakan hak dan kebebasan Subjek Data Pribadi, sekaligus membahayakan bagi perusahaan karena perusahaan akan terancam terkena sanksi dan denda. Untuk menjawab tantangan dalam melaksanakan penganalisisan Data Pribadi, maka kami memberikan beberapa materi dan fitur pelatihan, antara lain:

• Materi Pendalaman UU PDP yang dapat memberikan pengetahuan mengenai dasar pemrosesan Data Pribadi dan juga prinsip Data Pribadi. Di dalam UU PDP juga terdapat pengetahuan mengenai sanksi dan denda yang akan menimpa perusahaan apabila melakukan pelanggaran di dalam pemrosesan Data Pribadi.
• Materi IT Application for Business yang dapat memberikan pengetahuan kepada calon DPO atau PPDP mengenai cara penganalisisan Data Pribadi yang terkait dengan penggunaannya di dalam dunia bisnis.
• Fitur Pendampingan yang dapat memberikan bimbingan dan tuntunan kepada calon DPO atau PPDP dalam menerapkan prinsip-prinsip pelindungan Data Pribadi dan materi IT Application for Business yang didapatkan pada pelatihan.

8. Tantangan melaksanakan pelaporan dan perintah Lembaga PDP

Dalam melaksanakan pelaporan dan perintah Lembaga PDP, seorang DPO atau PPDP harus dapat bertindak dengan cepat, tepat dan efisien di dalam melaporkan peristiwa kegagalan pelindungan Data Pribadi yang terjadi pada perusahaan. Dalam menangani pelaporan ke Lembaga PDP, DPO atau PPDP dituntut harus dapat melaporkan peristiwa kegagalan pelindungan Data pribadi dalam waktu 3×24 jam setelah perusahaan menyatakan bahwa benar perusahaan mereka mengalami kegagalan pelindungan Data Pribadi, sesuai dengan mandat UU PDP. Untuk dapat melaksanakan pelaporan ke Lembaga PDP, DPO atau  PPDP harus dapat mengkonsolidasikan seluruh tim untuk menghimpun semua informasi yang didapat oleh tim PDP perusahaan terkait dengan kegagalan pelindungan Data Pribadi yang sedang terjadi. DPO atau PPDP juga harus dapat dengan segera menyimpulkan bahaya apa saja yang akan menimpa Subjek Data Pribadi, dan semua detail-detail lainnya kepada Lembaga PDP. 

Setelah melaksanakan pelaporan, DPO atau PPDP juga mendapatkan tantangan untuk mengawal perintah Lembaga PDP di dalam melaksanakan mitigasi dan juga melaksanakan update sistem pelindungan yang lebih baik. Dalam hal ini DPO atau PPDP harus dapat berkomunikasi dan berkoordinasi dengan tim PDP di dalam perusahaan untuk menerapkan semua  perintah Lembaga PDP dan melaporkan perkembangannya. Dalam menjawab tantangan-tantangan diatas, kami memberikan beberapa materi dan fitur, antara lain:

1. Materi Pendalaman UU PDP yang memberikan pengetahuan mengenai dasar hukum di dalam pelaksanaan pelaporan kepada Lembaga PDP dan Subjek Data Pribadi.  
2. Materi 30++ contoh dokumen yang memberikan pengetahuan tentang pembuatan dokumen pelaporan. Disini calon DPO atau PPDP dapat melihat sample dokumen beserta isinya serta mempelajari tahapan di dalam pembuatan dokumen pelaporan.
3. Materi 19 Modul SKKNI Nomor 103 Tahun 2023 yang memberikan pengetahuan dan meningkatkan keterampilan calon DPO atau PPDP mengenai tata kelola manajemen dan Pelindungan Data Pribadi yang akan mempermudah DPO atau PPDP dalam menyusun pelaporan dan dalam berkoordinasi dengan tim PDP.
4. Materi Best Practice Internasional yang memberikan pengetahuan mengenai detail apa saja yang harus dicantumkan di dalam pelaporan ke Lembaga PDP dan juga ke Subjek Data Pribadi sehingga Lembaga PDP dapat secara jelas mendapatkan gambaran mengenai  peristiwa kegagalan pelindungan Data Pribadi yang terjadi dan Subjek Data Pribadi juga mendapatkan keterangan yang lengkap  dan usaha mitigasi untuk meminimalkan efek dari kebocoran Data Pribadi yang terjadi.  
5. Materi Public Speaking yang dapat memberikan bekal keterampilan bagi calon DPO atau PPDP dalam berkomunikasi dengan Lembaga PDP pasca pelaporan diterima oleh Lembaga PDP. keterampilan public speaking juga akan sangat membantu DPO atau PPDP di dalam berkomunikasi secara langsung dengan Subjek Data Pribadi terdampak.
6. Fitur Pendampingan akan sangat berguna ketika calon DPO atau PPDP mengalami kendala di dalam mengimplementasikan materi-materi pelatihan ke dalam praktek langsung di dalam perusahaan seperti penyusunan pelaporan, merancang koordinasi tim PDP  di dalam mengawal perintah Lembaga, dan menyusun mitigasi untuk  meminimalkan dampak kerugian yang dialami Subjek Data Pribadi.

9. Tantangan melaksanakan manajemen ROPA

ROPA merupakan rekaman atas seluruh pemrosesan Data yang terjadi di dalam perusahaan. Melaksanakan manajemen ROPA memiliki tantangan tersendiri oleh karena pelaksanaan ROPA sering dianggap sebagai hal yang merepotkan bagi sebagian perusahaan, terutama bagi perusahaan menengah kecil yang melakukan pemrosesan Data Pribadi. Disinilah tantangan yang harus dapat diselesaikan oleh calon DPO atau PPDP, agar perusahaan dapat melakukan ROPA secara  penuh namun tidak memberikan beban kerja yang berlebihan untuk melakukan rekap ROPA setiap harinya. Untuk menjawab tantangan pelaksanaan manajemen ROPA, kami memberikan beberapa materi dan fitur pelatihan, antara lain: 

1. Materi Pendalaman UU PDP yang dapat memberikan pengetahuan mengenai dasar hukum pelaksanaan ROPA 
2. Materi 19 Modul SKKNI Nomor 103 Tahun 2023 yang dapat memberikan pengetahuan dan keterampilan mengenai sistematika manajemen yang dapat membantu pembuatan ROPA. 
3. Materi Best Practice Internasional yang dapat memberikan tips atau cara pembuatan ROPA yang tidak menambah beban kerja bagi staf atau pegawai.  
4. Fitur Pendampingan yang memberikan tuntunan di dalam pelaksanaan ROPA terutama dalam menciptakan sistem ROPA yang praktis dan efisien.

10. Tantangan Melaksanakan Audit Pelindungan Data Pribadi

Tantangan di dalam pelaksanaan audit PDP yang terbesar adalah menganalisis kelemahan dan kekurangan di dalam sistem pelindungan Data Pribadi yang lama dan mencari solusi untuk memperbaiki kelemahan dan kekurangan sistem yang lama kemudian memperbaiki dan merubahnya ke dalam sistem pelindungan Data Pribadi yang baru. Apabila DPO atau PPDP tidak mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang mencukupi di dalam pelaksanaan audit, maka DPO atau PPDP akan mengalami kesulitan di dalam menganalisa kekurangan atau kelemahan sistem pelindungan yang lama dan akan mengalami kesulitan di dalam menemukan solusi untuk memperbaiki kelemahan sistem pelindungan lama yang pada akhirnya akan merugikan pihak perusahaan karena tidak dapat menemukan sistem pelindungan yang andal dari sisi pengamanan atau pelindungan dan efektif dan efisien dari sisi pembiayaan. Hal ini akan berdampak secara langsung terhadap risiko kegagalan pelindungan Data Pribadi yang berujung pada pengenaan sanksi dan denda, serta juga berdampak pada efisiensi kerja yang berujung pada pengeluaran perusahaan. Untuk membantu calon DPO atau PPDP menghadapi tantangan dalam melaksanakan audit pelindungan Data Pribadi, maka kami berikan beberapa materi dan juga fitur di dalam pelatihan, antara lain:

1. Materi 19 Modul SKKNI Nomor 103 Tahun 2023 yang memberikan pemahaman manajemen pelaksanaan audit sistem pelindungan Data Pribadi. 
2. Materi Best Practice Internasional yang dapat memberikan pengetahuan di dalam menganalisa kelemahan sistem pelindungan yang lama dan tips atau cara memperbaiki sistem lama ke dalam sistem pelindungan baru.
3. Fitur Pendampingan yang memberikan pendampingan kepada calon DPO atau PPDP di dalam mengimplementasikan materi materi yang diberikan selama pelatihan, dalam hal ini yang berhubungan dengan melaksanakan audit Pelindungan Data Pribadi.

11. Tantangan di dalam Melaksanakan Kepatuhan terhadap PDP ketika Terjadi Perubahan pada Internal Perusahaan

Perubahan bentuk pada perusahaan mencakup penggabungan perusahaan atau merger, pemisahan dan pembubaran perusahaan. Melaksanakan kepatuhan terhadap Pelindungan Data Pribadi ketika terjadi perubahan bentuk dalam perusahaan merupakan suatu tantangan tersendiri yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang komprehensif. DPO atau PPDP dituntut untuk dapat memastikan dan merancang sistem pelindungan yang baru, setelah perusahaan mengalami perubahan bentuk. Hal  lain yang wajib dilaksanakan oleh DPO atau PPDP dalam hal ini adalah memastikan Data Pribadi yang tersimpan di perusahaan yang lama mendapatkan  pelindungan yang sama seperti di perusahaan lama atau bahkan melebihi standar pelindungan di perusahaan lama. Tidak berhenti sampai disini DPO atau PPDP juga dihadapkan pada kewajibannya dalam melaksanakan pelaporan kepada Subjek Data Pribadi dan memastikan agar hak-hak Subjek Data Pribadi terakomodasi dengan baik secara keseluruhan baik selama proses perubahan berlangsung dan setelah terjadinya perubahan bentuk perusahaan. Untuk membantu calon DPO atau PPDP menjawab tantangan ini kami memberikan beberapa materi dan fitur dalam pelatihan, antara lain:

1. Materi Pendalaman UU PDP yang mengatur tentang pelaksanaan perubahan bentuk perusahaan dan kewajiban untuk melaksanakan pelaporan kepada Subjek Data  Pribadi.
2. Materi Best Practice Internasional yang memberikan metode untuk merancang pelindungan Data Pribadi yang baru di dalam perusahaan yang baru, melaksanakan pelindungan terhadap Data Pribadi yang tersimpan di perusahaan lama ketika dilaksanakan pemindahan ke perusahaan yang baru dan menjamin hak-hak Subjek Data Pribadi selama terjadi perubahan bentuk dan pasca perubahan bentuk perusahaan.  
3. Fitur Pendampingan yang memberikan bantuan dan mempermudah calon DPO atau  PPDP di dalam melaksanakan implementasi materi-materi pelatihan, utamanya di dalam melaksanakan kepatuhan ketika terjadi perubahan bentuk perusahaan.

Ikuti Pelatihan Profesi DPO pada bulan Oktober 2024 mendatang untuk dapat mempelajari solusi yang dapat membantu seorang DPO dalam menjalankan tugas dan fungsinya sesuai dengan UU PDP.